PC上のファイルを整理し業務の効率UP！ （2018/1/9）大槻　千恵子

「あの時作ったファイル、どこに保存したっけな～」

パソコン内が整理されていないとついこんな状態に陥りやすく、ファイルを探す時間も、見つからない時に作り直す時間も、また似たようなファイル名で保存する時間も、そのすべてが「無駄時間」です。 以下に6つの「ファイルの整理術」について記載しました。「これいいな！」というものがあれば取り入れて頂ければ幸いです。

1. 1階層目のフォルダを作成
オススメは、 01_売上日計表 　02_得意先一覧 　… 　このように、フォルダの先頭に2桁の数字をつけます。並び方をPC任せにせず、重要なもの・使用する頻度が高いものを上の方に置くことができます。

2. 1階層目にはファイルは置かない！
1階層目は2のルールに従いフォルダのみを配置し、ファイルは2階層目以降に入れるようにします。フォルダ管理がしづらくなるのを防ぐため、2階層目以降はそのフォルダ内容に沿って独自でルールを決め管理するのがよいでしょう。

3. 1つのフォルダ内のフォルダ・ファイルは10個まで
10個を超えてくると、探すことに時間がかかると言われています。新しくフォルダを作りまとめましょう。

4. 毎月作成するファイル・バージョンの古いファイルは「bk]フォルダに退避
捨てられない過去のファイルはどんどん増えていきます。 いざというとき以外は見る機会はないので、各フォルダに「bk」ファイルを作成し、退避してしまいましょう。

5. とは言え、一時的にファイルを置きたい
そういう場合は、デスクトップ等、アクセスしやすい場所に「temp」フォルダを作成します。フォルダ名は、「20180120_XXXX」というように、フォルダ名で必ず日付と内容がわかるようにしておきます。 見た目で内容がわかるので、何度もクリックして確認する時間を省けます。 あまり使用しなくなったら、必ず正規のフォルダに移動しましょう。

6. 基本的にはデスクトップにファイルは置かない！
「よく使うファイルはデスクトップに置いておきたい」ですが、ファイルの数が多くなると、探すのが大変になったり、そのまま放置になってしまったりします。デスクトップに置くフォルダ・ファイルは2列までと決め、もし増えてしまったら都度正しい場所に置くようにしましょう。

「忙しいから」とつい適当な場所や名前でファイルを保存してしまいます。 正しい場所にファイルを保管するという10秒位の時間が、後の仕事の効率化に繋がります。 日頃からPC上の整理整頓を心がけてみましょう！