≪企業機密の漏洩について≫  (2009.11.11)

第19回は、総務課 山田 尚子による
「企業機密の漏洩について」をお届けいたします。

◎「企業の機密漏洩の70%に従業員が関与」 (米調査)
機密漏洩の主な原因は「セキュリティに対する認識不足」と「企業のセキュリティ教育の不十分」という記事を目にしました。
とても恐い事です。

私が秘書業務に就いた際、一番初めに念を押された事は「守秘義務」でした。
秘書業務に限らず仕事をしていく上でのごく当たり前のマナーであり、皆様も十分に注意をされていらっしゃることでしょう。

企業機密の漏洩には、故意はもちろん、うっかりミスや危険な行為に気付いていないケースも多々あります。
不注意が原因でも、場合によっては企業の存続を脅かしかねません。

西川会計でも関与先様の最も重要な部分の情報を扱わせていただいており、関与先様の信頼を裏切る事の無い様、情報の漏洩防止につきましては、入社してすぐから研修を行い機密遵守の心得、データの管理から移動中のかばんの持ち方に至るまで徹底的に教育、所内でのチェックも厳しく行っております。
               ◆          ◆          ◆
《機密情報とは》
1.取引先情報…取引先の名称、状況、条件、方針
2.個人顧客情報…氏名、住所、電話番号、購買、通信履歴等
3.企業内情報…組織図、戦略、人事制度、社員名簿、マニュアル等

《情報漏洩に該当する例》
1.移動中・昼休み・就業時間外に、社外で機密情報を話題に会話をすること
●エレベータや電車の中、レストラン・居酒屋等、周囲に社外の人がいる場所での会話には十分注意してください。同僚と一緒にいるとつい話題が仕事の延長になりがちです。
2.業務上関係の無い方に機密情報を話したり、渡したりすること
●たとえ家族や友人、また退職した後であっても、持ち出したり、口外したりすることは犯罪となります。
●頭に「オフレコだけど」を付けても決してオフレコにはなりません。
3.機密情報を電子メールや紙、電子データ等で社外に持ち出すこと
●仕事が終わらなかったからと言って機密情報を勝手に自宅のパソコンへメールで送ったり、紙や電子データを社外に持ち出したりすることは大変危険です。
●「ゴミ箱に捨てる」という行為も消滅ではなく「社外への流出」となりますのでご注意ください。

《機密情報の取り扱い》
1.FAXで機密情報を送らなけらばならない場合には必ず先方と打合せの上、宛先には十分注意し、送り間違いを防ぐためには予め宛先を登録し、テスト用の文書を送り確認した後に送ると良いでしょう。原稿の置き忘れにも十分に注意しましょう。
2.社内であっても、席を離れる時には重要書類の放置、パソコン画面に注意しましょう。重要度の低いものでも目に触れぬよう伏せてから立つ習慣をつけましょう。
                ◆          ◆          ◆  
ここでご紹介したのはほんの一部にすぎません。
ITの発達と共に便利になった反面、パソコンデータの流出やネットを介しての情報漏洩等、多様化した情報漏洩をいかに防止するかが今後の大きな課題となっております。
しかし、基本はやはり1人1人の「セキュリティに対する認識」にかかっていると言えます。  
今日も一日お疲れ様でした。仕事の後のビールは格別ですね。ついつい話もはずみます。
でも、そのパーテーションの向こう側、誰もいませんか?     
(総務課 秘書 山田尚子)

(次回予告:第6監査課 奥澤 創による「自動車の未来について」)